Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Als Unternehmer stellst du dich vielleicht die Frage, ob du einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benötigst oder nicht. Die DSGVO sieht vor, dass Unternehmen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, einen DSB ernennen müssen. Aber was bedeutet das für dich und dein Unternehmen? In diesem Artikel werden wir uns damit auseinandersetzen, ob du einen DSB benötigst, warum das so ist und welche Vorteile, Nachteile und Chancen sich daraus ergeben. 

Wenn du dich also fragst, ob du einen DSB ernennen solltest oder nicht, lass uns gemeinsam herausfinden, was das Beste für dich und dein Unternehmen ist.

Benötige ich als Unternehmer einen DSB?

Die Antwort ist nicht immer eindeutig, da es auf deine individuellen Bedürfnisse und Umstände ankommt. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sieht vor, dass Unternehmen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, einen DSB ernennen müssen. In diesem Artikel werden wir uns damit auseinandersetzen, ob du einen DSB benötigst und wenn ja, warum. Wir werden auch auf die Vorteile, Nachteile und Chancen eingehen, die sich aus der Ernennung eines DSB ergeben.

Was ist ein DSB?

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, was ein DSB überhaupt ist und welche Aufgaben er hat. Ein DSB ist eine Person, die für die Umsetzung und Einhaltung der DSGVO in deinem Unternehmen verantwortlich ist. Sie überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und sorgt dafür, dass dein Unternehmen den Anforderungen der DSGVO entspricht. Wichtig zu verstehen ist, dass der DSB nicht verantwortlich für die Verarbeitung an sich ist. Das bleibt weiterhin der Eigentümer bzw. Geschäftsführer.

‍

Der DSB muss nicht zwangsläufig ein Mitarbeiter deines Unternehmens sein, sondern kann auch extern angestellt werden. Wir unterscheiden also zwischen einem internen und externen DSB. Beides hat Vor- und Nachteile, auf die ich in einem gesonderten Artikel eingehen werde.

Pflicht zur Benennung eines DSB?

Nach Art. 37 DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, einen DSB zu ernennen, wenn 

• die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird, mit Ausnahme von Gerichten, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln,
• die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder
• die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht

‍

Für Unternehmen in Deutschland gilt darüber hinaus nach §38 BDSG eine Verpflichtung zur Benennung eines DSB, wenn mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dabei ist zu beachten, dass bereits die Nutzung von E-Mail-Kommunikation als ständige automatisierte Verarbeitung gilt.

‍

Was genau unter "regelmäßig" und "großem Umfang" verstanden wird, ist allerdings nicht klar definiert und hängt von den individuellen Umständen deines Unternehmens ab. Einige Faktoren, die berücksichtigt werden können, sind zum Beispiel Art und Umfang der verarbeiteten Daten, die Zahl der betroffenen Personen und die Art der Verarbeitung. Wenn du also unsicher bist, ob du einen DSB benötigst, solltest du dich an einen Datenschutzexperten wenden, der deine individuelle Situation beurteilen kann.

Vorteile eines DSB

Es gibt einige Vorteile, die sich aus der Ernennung eines DSB ergeben. 

• Zum einen gibt es das Sicherheitsgefühl, dass du dich an jemanden wenden kannst, der sich mit Datenschutzfragen auskennt und dir bei der Einhaltung der DSGVO helfen kann. 
• Zum anderen kann ein DSB dafür sorgen, dass dein Unternehmen im Falle von Datenschutzverstößen besser gegen Bußgelder und Schadenersatzansprüche geschützt ist. 
• Ein DSB kann auch dafür sorgen, dass du im Falle von Datenschutzvorfällen besser vorbereitet bist und schneller reagieren kannst.
• Ein DSB dazu beitragen, dass dein Unternehmen als vertrauenswürdiger und datenschutzkonformer Partner wahrgenommen wird. Das kann insbesondere für Unternehmen von Vorteil sein, die mit sensiblen Daten arbeiten, zum Beispiel im Gesundheitswesen oder in der Finanzbranche.

Nachteile eines DSB

Es gibt auch einige Nachteile, die sich aus der Ernennung eines DSB ergeben. 

• Zum einen kann es für dein Unternehmen mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, einen DSB zu ernennen, insbesondere wenn du einen externen DSB anstellen musst. 
• Zum anderen kann es Zeit und Ressourcen kosten, den DSB in dein Unternehmen zu integrieren und ihn in seine Aufgaben einzuarbeiten.
• Im Falle eines internen DSBs steht diesem nach deutschem Recht ein besonderer Kündigungsschutz zu, was du definitiv beachten solltest.

‍

Abschließend lässt sich sagen, dass es nicht immer einfach ist, zu entscheiden, ob du einen DSB benötigst oder nicht. Es kommt auf die individuellen Umstände deines Unternehmens an. Wenn du unsicher bist, solltest du dich an einen Datenschutzexperten wenden, der deine individuelle Situation beurteilen kann. Bedenke jedoch, dass die Ernennung eines DSB sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich bringen kann und dass es auch Chancen bieten kann, wie zum Beispiel eine bessere Wahrnehmung als vertrauenswürdiger und datenschutzkonformer Partner. Manchmal bedarf es aber auch gar nicht der formellen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, sondern ein designierte interne oder externe Stelle, die sich mit den Datenschutzthemen auseinandersetzt, kann bereits völlig ausreichend sein. Wichtig ist nur, dass egal mit oder ohne DSB, der Datenschutz im Unternehmen nicht vergessen wird, da ansonsten schwerwiegende Bußgelder und Schadensersatzansprüche drohen.